טריקים קטנים לשיפור התפוקה בעבודה

שיפור תפוקת עבודה וכוח אדם

התפוקה שלכם משפיעה על התפוקה של הצוות ולכן היא הראשונה שאותה צריך לטפח

אם אתם בעלי עסק קטן משלכם או מנהלים צוות, לתפוקה שלכם יש השפעה ישירה על התפוקה של האנשים שלכם. ואם שאלתם את עצמכם: "מדוע אנחנו לא מספיקים שום דבר בעבודה?" הסיבה היא שאתם לא מתמקדים בניהול התפוקה שלכם ושל העובדים. שאנה לבוביץ (Shana Lebowitz) מ-Business Insider אספה עצות ממומחים לשמירה על תפוקה גבוהה. הנה כמה מהן:

  1. שריינו בלו"ז אנליזת 80/20 חודשית. הרעיון הוא להאיר את הדברים החשובים ביותר שעליכם להתמקד בהם. ראשית אתם מוצאים את 20% הפעילויות שמניבות 80% מהתוצאות הרצויות. אחר
    שאנה לבוביץ (Shana Lebowitz) מ-Business Insider
    שאנה לבוביץ

    כך אתם מוצאים את 20% הפעילויות שגוזלות 80% מהזמן שלכם. לבסוף אתם מתבוננים בחפיפה ביניהן או בהיעדרה ומפחיתים את הפעילויות שגורמות לכם להיות עסוקים אך אינן מניבות תוצאות משמעותיות.

  2. שמרו על רשימת עדיפויות קצרה. ייתכן שאתם חשים שבשל אחריותכם רשימת המטלות שלכם היא אין סופית וכל דבר דורש מידה שווה של תשומת לב. עליכם לאמץ את העובדה שאין דבר כזה רשימה של יותר מ-10 עדיפויות. רשימה קצרה תעזור לכם להחזיק את הצוות ממוקד בפרויקטים חשובים באמת.
  3. הזיזו הצידה דוא"ל לא דחוף. חשוב למנהלים להיות מעודכנים בחדשות של העסק שלהם. אבל קריאת ניוזלטר ברגע שהוא מגיע לתיבת ההודעות הנכנסות עלולה לפגוע בתפוקה שלכם. כדאי לשקול כתובת דוא"ל נוספת לניוזלטר ופרסומים אחרים שאינם מצריכים תשומת לב מידית. את התיבה הזאת בדקו כמה ערבים בשבוע כך שהיא לא תסיח את דעתכם מטיפול בדברים חשובים במשך היום.
  4. הגבילו פגישות ל-30 דקות. ברירת המחדל של רוב תוכנות היומן היא פגישות של שעה. אבל רוב הסוגיות יכולות להיות מטופלות תוך 30 דקות או פחות. צרו לכם הרגל לקבוע פגישות של 30 דקות אלא אם אתם יודעים שהנושא מצריך תשומת לב יתרה.
  5. הקדישו לפחות יום אחד בחודש לחשיבה על הטווח הרחוק. חשיבה אסטרטגית הולכת לאיבוד לעיתים קרובות בין משימות היום יום. צאו לרכיבת אופניים או עשו משהו אחר שיאפר לכם לנקות את המחשבה. כך תוכלו להתרכז במחשבה על הכיוון שאליו הולכת התעשייה, לאן הולכת החברה, מה עליכם לעשות אחרת, מה עליכם לעשות טוב יותר.
  6. תכננו את היום סביב הרגשות ורמות האנרגיה שלכם. על פי מידת הגמישות שעומדת לרשותכם, תוכלו לתכנן את סדר היום שלכם לפי התנודות האופייניות במצב הרוח ורמות האנרגיה שלכם. זה יכול לעשות את ההבדל בין יום סופר פרודוקטיבי לבין יום מבוזבז. לדוגמה, אם הבחנתם שהאנרגיה שלכם נוטה לדעוך בשעות אחר הצהריים המאוחרות, ארגנו את היום כך שתענו לדואל בין 16:00 ל-17:00. אם אתם יודעים שאתם תמיד אנרגטיים מאוד אחרי פגישת הצוות של 10:00 בבוקר, תכננו לעבוד על פרויקט יצירתי בהמשך הבוקר.
  7. למדו להאציל סמכויות. מותשים? אל תיקחו על עצמכם את כל הנטל של הנעת החברה קדימה. במקום זאת מצאו אילו משימות יכולות להתבצע על ידי מישהו אחר וחלקו אותן בין אנשי הצוות שלכם. ודאו שאתם מאצילים סמכויות לאנשים שלעתים קרובות יש להם את היכולות לקבל החלטות בתחום מסוים טוב יותר מכם.
  8. הימנעו משיתוק אנליטי. לעתים עליכם לקבל החלטות על בסיס מידע שאינו מושלם – עד כמה שהתחושה בלתי נוחה. עשו כמה ניתוחים ואיסופי נתונים שאפשר, אך אל תדחו את רגע קבלת ההחלטות.
  9. קבעו יום אחד ללא פגישות בכל שבוע. כך תוכלו לעבוד על משימות גדולות ללא הפרעות.
  10. צרו מרחב עבודה נוח. יש קשר בין תפוקה לבין שיפור בתפוקה. הפכו את מרחב העבודה שלכם לאישי, למשל בעזרת תמונות משפחתיות ושמרו על סביבה מסודרת למשל באמצעות שימוש בסלסלות לניירות ולספרים.
  11. הפכו את הבריאות שלכם לעדיפות. תזונה גרועה והיעדר פעילות גופנית פוגעות בתפוקה, כך שאין טעם להתפתות לעבודת יתר. עודדו גם את האנשים שלכם לרכוש הרגלי בריאות טובים.

תוכלו ללמוד עוד על שיפור תפוקת העובדים בפורטל משאבי האנוש HRus.

מודעות פרסומת